Türk Şirketlerindeki Temel Yapısal Problem: Karmaşık Roller

Bir atasözümüz vardır. Sever ve çokça da kullanırız: İnsan beşer, kuldur şaşar.

Yani, İnsan kusursuz değildir; yaratılışı gereği hata yapar, yanılır. Bu doğasında vardır.

Tarih de alınan yanlış kararlar, yapılan hatalar nedeniyle batan ya da yok pahasına el değiştiren şirket örnekleriyle doludur. Bu hazin sonlara sebep olan yanlış kararlarda; yetersiz bilgi de insanın duygusal olarak karar verip daha sonra mantığı ile bunları gerekçelendirmeye çalışması da etken olabilir. Sebep ne olursa olsun sonuç değişmez ve ortaya tüzel kişilikler, çalışanları ve tüm paydaşları açısından önemli bir fatura çıkar.
Bunun içindir ki, şirketlerde bu nevi kararları engelleyecek, icracı birimlerin de yaptıkları işlerden dolayı bir gün hesap verebileceklerinin bilincinde hareket etmelerini sağlayacak “fren mekanizmaları” olmalıdır.

Bu noktada bir metafor kullanalım. Otomobiller birçok kişinin ilgisini çeker. Kaç beygir gücünde olduğu, sıfırdan yüz kilometreye kaç saniyede çıkabildiği, torku gibi hususlar çokça sorulur. Ancak, bu araçların sağlıklı bir şekilde yola devam edebilmeleri için gerçek ihtiyaç motorları ya da gaz pedalları mıdır yoksa fren pedalı mı? Fren pedalı olmayan bir araç, herhangi bir yere çarpmadan kaç metre (kilometre demiyoruz, metre) gidebilir?

Bu pedalların etkin ve zamanında, koordinasyon içinde kullanımı bizleri bir yerden bir yere götürebilir. Yanlış kullanımı ise mutlaka bir noktada araca hasar verecektir. Bu hususu farklı bir şekilde ifade etmemiz gerekirse, tek bir kişinin ya da tek bir birimin baskın olduğu, bir nevi “tek adam/birim” yapıları sadece gaz veya sadece fren pedalına basarak ileriye gitmeye çalışan bir araç gibidir. Araç (ya da şirket) ya hiç yol kat edemeyecek ya da bulduğu ilk engele çarpacaktır.

Her şeyin tek bir kişinin/birimin kararı ya da söylemine bağlı olmadığı bir yapı için de rollerin “icracı” ve “icracı olmayan” olarak ikiye ayrılması ve bu ayrım arasındaki çizginin dikkatle korunması, geçişmelerin engellenmesi gerekmektedir.

Şirketin günlük işlerini takip eden, günlük ticari kararlarını alan, operasyonu yöneten birimler icracıdır. Bunları motor ya da gaz pedalı olarak düşünebiliriz. Bu işleri yapan kişiler de icranın başına bağlıdır. Bu bazen genel müdür, bazen genel koordinatör vb. ünvanlar taşıyan bir yönetici olur.

İşlerin sağlıklı yürümesi için icracı birimlerin yaptığı iş ve işlemlerin mutlaka kontrol edilmesi, denetlenmesi gerekir. Bu fonksiyonu yerine getirenler ise icracı değildir. İcra ile ilintileri yoktur. İcracı bir rol üstlenmeleri de uygun değildir. Bunların temel amaçları sistemin bir kazaya uğramadan devamını sağlamaktır. Yani, dar bir bakış açısıyla “şirketin sürdürülebilirliğinin” teminatıdırlar. Bunları da fren pedalı olarak düşünmek mümkündür.

Şirketlerde yapılan iş ve işlemlerin denetimi iç denetim biriminin işidir. Yukarıda andığımız gerekçeler doğrultusunda iç denetim birimi icracı olmamalıdır. İcradan belirli bir seviyede izole edilerek etkilenmesinin önüne geçilmesi gerekmektedir. Bu sebeple de genel müdüre, genel koordinatör ya da CFO gibi bir yönetim kademesine bağlı olması kesinlikle sakıncalıdır. İdeal yapıda Yönetim Kurulu’na bağlı olarak faaliyet göstermeleri beklenir. Yönetim Kurulu Başkanı, Yönetim Kurulu adına temel iletişim noktası olabileceği gibi Yönetim Kurulu’nun tecrübeli üyeleri arasından belirlenecek bir Denetimden Sorumlu Komite de bu anlamda etkin bir rol üstlenebilir.

Bilindiği gibi Yönetim Kurulu, şirketin stratejik yönetimini üstlenen bir yönetim organıdır. Genel Kurul toplantısında seçilirler ve şirket hissedarları adına yönetim faaliyetlerinde bulunurlar. Şirketin politikaları, stratejisi, bütçesi ve işlem yetki sınırlarını belirlerler, genel müdürü atarlar ve genel müdürün, şirketi çizdikleri sınırlar dahilinde yönetmesini talep ederler.

Toparlamak gerekirse, genel müdür ve ekibi şirketin kuruluş amacını gerçekleştirmek üzere muhtelif faaliyetlerde bulunmasını (icra) sağlarken, Yönetim Kurulu da bu faaliyetlerin politikalar, strateji, bütçe ve işlem yetki sınırları dahilinde yapılıp yapılmadığını denetler (icracı olmayan) yani hissedarlar adına “hesap sorar”.

Ülkemizde gözlemlenen birçok örnek, bu konunun arap saçına döndüğünü ortaya koymaktadır.

Örneğin, şirketin ana hissedarı, yönetim kurulu başkanı ve genel müdürünün aynı kişi olduğu örnekler bulunmaktadır. Böylelikle bu kişi hem neyin yapılacağına hem nasıl yapılacağına karar vermekte, hem de yapılan bu iş ve işlemleri onaylamaktadır. Genel kurul zamanı geldiğinde de hissedarlar adına kendi kendisini ibra etmektedir (temize çıkarmaktadır).

İşi de ben yaparım, hesabı da ben sorarım, hesabı da ben veririm, hukuken de ben temize çıkarırım… Güzel bir düzen değil mi? Bunun neden bu şekilde yapıldığı sorulduğunda da açıklamalar genellikle aynıdır: Şirket onların şirketidir. Sermaye onların sermayesidir. Kendileri dışında hiç kimseye karşı sorumlulukları bulunmamaktadır.
Halbuki bir şirket kurulduğu andan itibaren artık kurucusunun olmaktan çıkar ve tüm paydaşlarının o şirket üzerinde söz hakkı bulunur. Dolayısıyla bu yaklaşım hatalıdır.

Başka bir örnek olarak da şu durum verilebilir: Şirkette Yönetim Kurulu başkanı ve genel müdür ayrı kişilerdir, örgütlenmiş bir iç denetim birimi de bulunmaktadır. Şu ana kadar sorun yok gibi… Bununla birlikte iç denetim fonksiyonu icraya bağlı olarak yapılandırılmıştır. Örneğin genel müdüre bağlı olarak faaliyet göstermektedir. (Uygulamada çokça CFO’ya bağlı iç denetim birimlerine de rastlanabilmektedir) Bu iç denetim biriminin, genel müdürün verdiği hatalı kararlara ilişkin bir rapor yazması mümkün müdür? Rapor yazsa bile bu raporu teslim ettiği an, genel müdür kendisi hakkında bir inceleme yapılması kararını verebilir mi? Takdiri okuyuculara bırakıyoruz.

Yazıyı daha da uzatmak mümkün ama burada keselim.

Sonuç olarak, şirketlerde güçler ayrılığı ilkesini tesis etmek hayati önemdedir. İşleri yapan ve kontrol eden birimler mutlaka ayrılmalıdır. Aralarındaki çizgi de kesin olmalı ve geçişmeler mutlak surette önlenmelidir.

Yoksa, İnsan beşerdir, kul mutlaka şaşacaktır. Aksini umarak günleri geçirmek de naiflik olacaktır.

Bir sonraki yazıda görüşene kadar, sağlıcakla kalın.